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スリープロサポート株式会社

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　PMSマネジメントシンプル化

　プライバシーマークを取得したのは良いが、様々な事情があり、ほとんど活動できていない企業が数多く存在します。その多くの原因は、Pマークを取得することが目的となり「自社で運用できない仕組みを構築してしまった」、もしくは「一部の仕組みは運用出来ないんじゃないかと分かっていたがプライバシーマークを認定取得出来ないから仕方なくルール化した」というものです。気持ちは十分わかりますが、運用できないのは当然ですし、逆に、個人情報取り扱いにおいて事故のリスクが高まります。
　TPSはその様な企業を数多くみてきました。そこでアドバイスするのが「出来ないのであればそのルールはやめましょう」ということです。「それではPマークの取得、維持はできないのではないか」とよく言われますが、そんなことはありません。出来ないのであればその理由をはっきり審査員に申し出ることです。優秀な審査員であれば貴社の現状を理解し、的確な不適合を出してくれるはずです。そこでまた別の方法を考えればいいだけであって、不適合を恐れてはいけません。
　Pマーク認定取得において最重要視されるのは全社員の「自覚」です。設備投資を要求しているわけでもありませんし、専門部署を設けろとも言ってません。その様な事を要求するのであれば大企業しか認定取得できなくなります。Ｐマークは、法律に準拠し、企業の現状で対処できるレベルでの取り扱いを要求しているだけです。その場しのぎのPMSではやがて運用できなくなりますし、ましてや個人情報漏えいのリスクも高まります。
　運用がうまくいかない、再度Pマークを見直したいと思う企業はご連絡ください。Pマークをどんどんシンプル化しましょう。

TPSのPマークシンプル化コンサルティングアンケート

�@　現状のPMSの活動で面倒な活動はどの様な活動か？
�A　やりたくない活動、納得いかない活動は無いか？
�B　業務に支障をきたしているルールは無いか？（どの様なルールか？）

TPSのコンサルティング提案

＞�@　面倒な活動は個人情報の取扱上問題が無ければやめましょう。そうでなければ無理なく実施できる様な活動に変更しましょう。
＞�A　個人情報の取扱上問題が無ければやめましょう。そうでなければ負担が少なくなるよう仕組みを改善しましょう。
＞�B　このルールはまず無くしましょう。そして次に代替策を複数提案しますので、ベストな代替策を選択しましょう。

　Pマークの更新のみを目指すコンサルティングは「修正」となります。その場しのぎという事であり、毎回更新で苦労し、また、業務に支障をきたし適切に個人情報を取り扱っているとはいえません。TPSが実施する事は「是正」＝シンプル化です。企業のPマーク運用において運用負担の根本的原因を取り除き、スムーズ運用、適切な個人情報の取扱、 スムーズな更新を実現します。
　内部監査をやりたくないというようなことは規格要求事項上無理な要求（委託は可能）ですが、それ以外の通常業務で実施される活動でしたら比較的に自由にルールは決めれます。企業がPマークを認定する際にコンサル会社を利用する目的は「Pマーク認定取得」だけでは無いと思います。Pマークを認定する事でお客様のニーズに（取引条件など）対応し、企業の利益に貢献させる事が目的であり、Pマーク認定は顧客要求を満たす為の一つの証であり、売上を向上あせる為のツールです。故に、当社のPマーク認定取得の為に提供するコンサルティングは「Pマークを認定取得してどの様な事を実現するのか」を最重要視して、あくまでその目的を達成するための過程として認定取得をサポートします。故に、Pマークを認定取得する為だけの実現困難な仕組みの構築はやめましょう。よく「それでPマークの認定取得が可能なのか？」と言われますが、それを可能にするのがコンサルタントの本来の仕事になります。故に

　　　　やりたくない事、面倒な活動は廃止しましょう！

　　経営者、及び担当者ヒアリング。改善内容確認

　　現状確認、問題点抽出

　　PMSの内容改善、検証、確認（PMSマニュアル、規程を当社で改訂）

　　実施展開、内部監査