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Pマーク申請及び申請書類について
PMSを構築、運用後、受審するPマーク指定機関を決定すると、企業は実際に審査申請をします。申請書類は電子媒体では認められず紙媒体での申請となります。
まず、企業はJIPDECもしくは指定機関のweb等を確認して、必要な申請書類及び様式や提出方法の確認をしましょう（申請書類や様式などの一覧はJIPDECや指定機関のホームページからダウンロードできます）。申請書類に不備（書類不足、記載漏れなど）があると申請した書類は送り返されてきますので、特に「記載上の注意」は良く読んでおきましょう。また、申請料(一律５万円）は後払いとなり、申請書類提出直後、書類不足、記載漏れが無いと判断されると指定機関より請求書が送らてきます。申請料の入金が確認された時点で形式審査～受理となります。また、新規申請時と更新申請時は提出書類が異なるので注意が必要です。
必要書類 |
様式No |
プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表（紙媒体で提出） |
2006-0 |
|
プライバシーマーク付与適格性審査申請書 (代表者印の捺印があること） |
2006-1新規 |
会社概要 |
2006-2 |
個人情報を取扱う業務の概要 |
2006-3 |
すべての事業所の所在地及び業務内容 |
2006-4 |
個人情報保護体制 |
2006-5 |
個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書（内部規程・様式）の一覧 |
2006-6 |
JIS Q 15001要求事項との対応表 |
2006-7 |
教育実施サマリー（全ての従業者に実施した教育実施状況） |
2006-8 |
監査実施サマリー（全ての部門に実施した監査実施状況） |
2006-9 |
事業者の代表者による見直し実施サマリー |
2006-10 |
登記事項証明書（「履歴事項全部証明書」あるいは「現在事項全部証明書」）等 、申請事業者の実在を証する公的書類 |
ー |
定款、その他これに準ずる規程類 |
ー |
会社パンフレット（ある場合） |
ー |
個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書一式 |
ー |
個人情報管理台帳/リスク分析結果の記録された見本の、各1ページ分コピー |
任意 |
※ 詳しくはhttp://privacymark.jp/application/new/document.htmlででご確認ください
更新申請書類も新規申請書類とあまり変化はありませんが、事業拡大などで事業内容が変わってきている場合注意が必要です。また、各実施状況サマリー（様式2006-8～2006-10）は現付与期間開始日より、更新申請提出までが対象です。更新申請書類は新規申請と比べ、様式2006-1新規→様式2006-1更新、追加で様式2006-11が変更部分となります。
必要書類 |
様式No |
プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表（紙媒体で提出） |
2006-0 |
|
プライバシーマーク付与適格性審査申請書 (代表者印の捺印があること） |
2006-1更新 |
会社概要 |
2006-2 |
個人情報を取扱う業務の概要 |
2006-3 |
すべての事業所の所在地及び業務内容 |
2006-4 |
個人情報保護体制 |
2006-5 |
個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書（内部規程・様式）の一覧 |
2006-6 |
JIS Q 15001要求事項との対応表 |
2006-7 |
教育実施サマリー（全ての従業者に実施した教育実施状況） |
2006-8 |
監査実施サマリー（全ての部門に実施した監査実施状況） |
2006-9 |
事業者の代表者による見直し実施サマリー |
2006-10 |
2006年版JISによる前回決定時から変更のあった事業の報告 |
2006-11 |
登記事項証明書（「履歴事項全部証明書」あるいは「現在事項全部証明書」）等 、申請事業者の実在を証する公的書類 |
ー |
定款、その他これに準ずる規程類 |
ー |
会社パンフレット（ある場合） |
ー |
個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書一式 |
ー |
個人情報管理台帳/リスク分析結果の記録された見本の、各1ページ分コピー |
任意 |
※ 更新申請はPマーク有効期間満了日の８か月前から４カ月前の間に限られていますので注意が必要です。例えば今年の1月にPマークを認定取得来年の５月には更新申請時期が訪れるという事です。
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